El aspecto Sistémico de los subprocesos de Recursos Humanos

Alguna vez han escuchado sobre PEPSU?

PEPSU corresponde a las iniciales de las palabras: Proveedor, Entrada, Proceso, Salida y Usuario.

Estos elementos típicamente se representan en mapas de procesos, reflejando los resultados del análisis del mismo.

Los subprocesos de recursos humanos, son también procesos y por ende, mantienen también las características propias de cualquier proceso.

Dentro de las cosas que distinguen a estos subprocesos de recursos humanos está el hecho que son parte del sistema de personal en general, el cual representa al ente mayor que los contiene, y este a su vez, también se considera como un subproceso del sistema general de la empresa en su totalidad, que está conformada adicionalmente por el sistema financiero, el sistema productivo, el sistema de abastecimiento, el sistema de ventas y el sistema de personal, entre otros.

Esto es lo que se conoce como nivelación o estructura de niveles en los procesos. Donde en determinado momento a un proceso también le correspondería ser un subproceso de algún componente, sistema o proceso de mayor nivel.

Pero lo importante es que todo proceso, menor o mayor, mantiene sus mismos principios, indistintamente al área de conocimiento o área de aplicación al que pertenezca.

Por ello, todo subproceso, tendrá asociado un conjunto de entradas y generará un conjunto de salidas, cada entrada la suministrará alguien o algo y las salidas serán utilizadas por algo o por alguien.

Por ejemplo, si les tocase hacer una torta o pastel, de seguro, dentro de los ingredientes o entradas de ese proceso están, la harina de trigo, el azúcar, la margarina, huevos, sal, entre otros y estos elementos tienen que provenir de algún lugar.

Si este proceso se desarrolla dentro de una empresa, probablemente tales insumos provengan del almacén, si estás en una vivienda quizás provengan del supermercado y si vives en el campo, algunos productos pudieran provenir directamente de la fuente primaria, es decir, los huevos pudieran provenir directamente de las gallinas en el granero y de la misma forma, pasa con las salidas del proceso. En nuestro ejemplo, la salida principal sería una torta o pastel, que si se generó en una empresa, posiblemente el usuario o cliente sería un supermercado o un consumidor final directo, pero si estamos en nuestro hogar, en la ciudad, o en el campo, los usuarios o clientes serian nuestros propios familiares.

Así pasa con los procesos de recursos humanos, cada uno se interconecta con otro proceso más, y es necesario conocer cuales son cada uno de los insumos o entradas necesarias para que en cada subproceso se generen los resultados esperados por los clientes del mismo.

Cada entrada posee sus propias características, bien sean físicas o de otra índole, pero es importante que todo involucrado en ese proceso las conozca, de tal manera de poder identificar cuando una de esas entradas no reúne el mínimo estándar requerido, previniendo así, en la mayor medida posible, contaminar el proceso en su totalidad o generar resultados de muy baja calidad.

Con los productos sucede de manera similar, cada trabajador involucrado en un determinado subproceso, debe conocer y COMPRENDER las características esperadas del producto que se debe generar y la utilidad que este tiene, de tal manera, que tenga mayor consciencia del porque desarrollar las actividades o tareas que ejecuta, de la manera como se le exigen, conscientes del uso que le darán los clientes a su producto y la posible afección sobre otro proceso, cuando no se generen con la calidad esperada.

No todos los trabajadores en las áreas de RH están consientes de porque o para que desarrollan las actividades que ejecuta, algunos desconocen cuales son todos los procesos clientes de las valoraciones de cargos, otros desconocen cuales son las características demandadas de los procesos clientes de una adecuada evaluación de desempeño por competencias, hasta desconocen si esta redunda o no con otros sistemas de evaluación de los trabajadores y en que sentido pudieran redundar, otros posiblemente desconozcan cuales son los insumos totales necesarios y posibles fuentes y técnicas que se pudiera emplear para construir una adecuada descripción de cargos y así por el estilo.

Sin embargo, en la mayoría de estos casos los trabajadores intentar hacer lo mejor posible, la valoración, la descripción o la evaluación de desempeño, pero sin plena consciencia de la calidad del proceso o la calidad de sus resultado y disminuyéndose así en un alto porcentaje la posibilidad de que esos trabajadores puedan sugerir mejoras significativas al proceso, pero desde la perspectiva del cliente y no solamente desde la perspectiva de quienes lo ejecutan, indistintamente de que sean ellos o no, quienes a la final tomen las decisiones asociadas a la implementación de los cambios.

En la medida que mejor se conozcan nuestros procesos, sus insumos, y características esenciales de los productos que generan los proceso en los cuales estamos involucrado, más consciencia tendremos de cuales aspectos esencialmente debemos garantizar en los mismos y podremos comprender mejor la posición de cada uno de nuestros clientes.

Lo invitamos a leer el artículo El aspecto Metódico de los subprocesos de Recursos Humanos.